Backup vs. Archiv

Osiris führt Backup und Archiv im selben zugrunde liegenden Speicher, aber sie beantworten unterschiedliche Fragen, folgen unterschiedlichen Regeln und — das ist der Punkt, den man leicht falsch erwartet — keines von beiden löscht etwas aus Ihrem Postfach.

Die kurze Antwort

	Backup	Archiv
Beantwortete Frage	„Kann ich das zurückholen?“	„Kann ich beweisen, was hier stand und wann es ankam?“
Erfassung	Nach Zeitplan (Delta-Sync)	Bevor ein Nutzer lesen, ändern oder löschen kann (Journaling)
Aufbewahrungsdauer	Backup-Aufbewahrung (rotierend/kürzbar)	Gesetzliche Frist: 6, 8 oder 10 Jahre, oder unbegrenzt, nach Richtlinie
Vorzeitig löschbar	Ja, nach Richtlinie oder durch eine Administration	Nein — durch niemanden, auch keine Administration, vor Fristablauf
Wirkung auf das lebende Postfach	Keine	Keine
Restore	In das Original oder ein anderes Postfach, nicht-destruktiv	Ebenso: nicht-destruktiver Restore, oder Download

Keines von beiden ist „kopieren und aus dem Postfach löschen“

Das ist es wert, klar ausgesprochen zu werden, weil „Archivierung“ manchmal so verstanden wird, als würde Mail aus dem Postfach entfernt, um Platz zu sparen — so wie manche älteren Archivierungsprodukte das Original nach der Erfassung durch einen Verweis ersetzen oder entfernen (Stubbing). Das tut Osiris nicht. Sowohl Backup als auch Archiv sind additiv: Sie erzeugen eine unabhängige Kopie an anderer Stelle. Was danach mit dem Original im lebenden Postfach geschieht, liegt vollständig bei den eigenen Aufbewahrungsrichtlinien und Holds Ihrer Organisation in Exchange Online sowie beim Nutzer — Osiris greift nicht in ein Postfach ein, um als Nebeneffekt der Sicherung oder Archivierung etwas zu löschen.

Die direkte Antwort also: Backup ist eine wiederherstellbare Kopie Ihres Postfachs, und das Archiv ist eine unabhängige, unveränderbare Kopie für den rechtlichen Nachweis — keines von beiden ist dadurch definiert, dass das Original aus dem Postfach entfernt wird.

Warum es zwei getrennte Systeme braucht

Wären Backup und Archiv derselbe Mechanismus, ginge eines von zwei Dingen schief:

Läuft er nach den Regeln des Backups (rotierend, kürzbar, nach Zeitplan erfasst), ist er als Nachweis unbrauchbar: Ein Stunden nach Eingang erfasstes Element auf einem System, aus dem eine Administration löschen kann, erfüllt „zeitgerecht“ und „unveränderbar“ nicht.
Läuft alles nach den Regeln des Archivs (unveränderbar, unbegrenzte Aufbewahrung), wird die gewöhnliche betriebliche Wiederherstellung unnötig starr und teuer für Daten, die nie rechtlicher Nachweis sein mussten.

Konkret in Osiris:

Backup läuft nach Zeitplan, über Microsoft-Graph-Delta-Abfragen (Exchange Online, OneDrive) oder IMAP-Sync, und seine Aufbewahrung ist eine betriebliche Entscheidung — wie viele Zeitpunkte Sie erreichen können möchten.
Archiv (in Entwicklung — siehe Archivierung) wird über Exchange-Online-Journaling erfasst, was Osiris eine Kopie einer Nachricht gibt, bevor ein Nutzer überhaupt etwas damit tun kann, und wird danach unveränderbar aufbewahrt — mit Prüfkette und, auf Speicher, der es unterstützt, mit Hardware-Objektsperre — für eine gesetzlich festgelegte Frist, die niemand, auch keine Administration, verkürzen kann.

Wiederherstellen aus beiden

Ob Sie aus einer Sicherung oder später aus dem Archiv wiederherstellen: Es gilt dieselbe Regel. Restore ist auf nicht-destruktiv ausgelegt. Standardmäßig überschreibt er kein vorhandenes Original in einem Postfach — wiederhergestellte Elemente kommen daneben, und jeder Restore wird protokolliert; siehe Backup und Restore für die eine Ausnahme der aktuellen Beta (ein Modus „Ersetzen“, der entfernt wird) und die praktische Umsetzung, und Die ersten Schritte für die Endnutzer-Seite.

Weiterlesen

GoBD und Nachweise — was „unveränderbar“ und „Nachweis“ nach deutschem Recht tatsächlich verlangen und wie das Archiv-Design von Osiris darauf zielt.
Archivierung — das vollständige Design und der aktuelle (Entwicklungs-)Stand.